Siete claves para una presentación eficaz

Si eres emprendedor o tienes una empresa, tarde o temprano te encontrarás en la situación de tener que presentar tu empresa o algún proyecto nuevo en ella. Puede ser para conseguir apoyo financiero o para persuadir a algún posible socio de aunar esfuerzos contigo. Incluso puede ser que trabajes para una empresa y tu función incluya en algún momento convencer a tus jefes o a tus clientes de las bondades de un nuevo proyecto o producto.

Cualquiera sea el objetivo que persigas, cada una de estas siete sugerencias está relacionada con la necesidad de mejorar la calidad y la efectividad del mensaje que intentas transmitir: tu proyecto y su valor.

1. Crea interés

La presentación se prepara con la intención de que tu audiencia la siga atentamente y  para eso debe generar interés y capturar la atención.

El mejor modo para hacer eso es que incluya dos o tres “ganchos”. Es decir, información de tal naturaleza y expresada de tal forma que atraiga inmediatamente al lector o a quien escucha la presentación.

Generalmente, la estructura de este tipo de ganchos es muy similar a lo que constituye una noticia interesante. La forma de capturar el interés del lector de un plan de negocio y al lector de un periódico o sitio web, no son muy diferentes.

Por lo general, los ganchos se encuentran en las partes dedicadas al producto o al mercado. Puede ser información impactante relacionada con la cantidad de personas que tienen tal o cual problema o necesidad.

Por ejemplo, si estoy vendiendo generadores eléctricos puedo mencionar el número de personas que, en determinada área rural, no tienen acceso a la red eléctrica, y sí tienen buenos ingresos.

Otro ejemplo, si estoy vendiendo equipos portátiles para medir la presión sanguínea, sería indicar cuántas personas en el mundo —o en la zona en que operemos— son hipertensos o tienen tendencia a serlo.

A veces el gancho está relacionado con el producto en sí, con la solución que proporciona.

Aunque la innovación no sea radical, tiene que haber algo que llame la atención. Y ese algo debe ser mostrado.

2. Sé ambicioso (en el nivel adecuado)

No se trata simplemente de ser ambicioso, sino de que el proyecto tenga el nivel de ambición con el que se sienta cómodo el que lo escuche.

Es decir, se puede pecar por exceso o por defecto. Demasiada o demasiado poca ambición.

Hace unos cuatro años di una conferencia para emprendedores en una pequeña ciudad sobre modelos de negocio innovadores.

Aunque no eran los únicos casos, mencioné empresas de tecnología, de diseño y de turismo no convencional. Al final de la conferencia, lo que esperaba que fuera una oleada de entusiasmo del joven auditorio, se convirtió en un silencio atronador, miradas apagadas y ausencia casi total de preguntas.

El resultado me sorprendió. No era lo que solía suceder con esa presentación. Me preguntaba qué había sucedido. La respuesta llegó durante el coctel posterior, en el que un par de personas se me acercaron para conversar y darme su opinión.

Lo que me dijeron me lo aclaró todo: ¡nadie en el auditorio creía que esas empresas, que yo mencionaba como ejemplos a seguir, fueran modelos que estuvieran a su alcance! Las veían como demasiado sofisticadas, más allá de sus posibilidades.

Por eso no se habían entusiasmado. En una palabra: la presentación pecó de demasiado ambiciosa.

En el otro extremo, me tocó observar presentaciones muy buenas de empresas que, sin embargo, resultaban negocios demasiado pequeños para entusiasmar a los inversores que las escuchaban. En este caso se pecaba por falta de ambición. Los emprendedores mostraban una oportunidad comercial de un millón de dólares al año y los inversores buscaban algo al menos diez veces mayor.

El negocio no era ni malo ni bueno en sí mismo, simplemente no había coincidencia de  expectativas. Todo depende de quién lo analiza.

3. Sé breve

Se puede arruinar una perfecta presentación simplemente por hacerla demasiado larga. Parece una recomendación poco interesante, pero es todo un desafío mantener la extensión dentro de parámetros razonables.

Siempre sobra información que consideramos relevante o quizás hasta imprescindible.

¿Cuál es el tiempo ideal para una presentación? Suele variar, dependiendo de la ocasión y el público, entre 10 y 30 minutos.

No más. El resto que sea parte de las preguntas.

4. Sé honesto

No se trata de que seas mentiroso o deshonesto, sino de manejar el delicado equilibrio que existe entre vender bien tu proyecto, destacando todos sus aspectos positivos, y el reconocimiento e inclusión de aspectos no tan positivos que deben ser abordados y, de ser necesario, discutidos.

Nadie quiere hacer una presentación pesimista o dejar de destacar los aspectos positivos de un proyecto o empresa. Esa es una receta para el fracaso. Y tampoco es bueno ni efectivo torcer o manipular cifras para destacar sólo lo bueno y ocultar los puntos débiles.

5. Sé realista

Las personas en general (y los empresarios e inversores en particular), somos muy sensibles al realismo en una presentación, especialmente en la proyección de los números de ventas o rentabilidad de la empresa que presentes.

Un cierto grado de optimismo —elegante arrogancia, lo llaman a veces— es hasta esperable en los emprendedores que están convencidos del valor de su empresa o producto.

Pero la factibilidad de las cifras financieras es algo que nadie deja pasar así como así. A menudo, las personas que analizan planes de negocio ni siquiera pierden el tiempo discutiendo si las cifras de ventas son alcanzables o no.

Cuando ven proyecciones de crecimiento exageradas, simplemente las descartan mentalmente, mientras siguen escuchando o leyendo. A veces ni siquiera te lo van a decir.

Te lo digan o no, incluir cifras exageradas de ventas o rentabilidad, que no pueden ser justificadas o no resultan creíbles, no te hace quedar bien, ni ayuda mucho a tu credibilidad. No lo hagas.

Si el mercado no es muy grande —o no has podido demostrar que es así— o si tu estrategia de marketing y ventas no es muy buena o detallada o ambiciosa, ¿cómo puedes justificar que vas a vender tanto? Además, ¿no estás subestimando los costes y las inversiones? Es bueno analizar esto con detenimiento también.

Todas estas preguntas conviene hacerlas en el equipo antes de hacer una presentación o entregar el plan de negocio. Más aún, es mejor no engañarse a uno mismo, vayas a presentar o no.

6. Sé claro

Podría haber muchas formas de interpretar lo que es claridad en una presentación de negocios, aunque yo me refiero a una sola. ¡No uses jerga técnica o especializada!

Todos tenemos, no importa nuestra actividad, algún tipo de lenguaje especializado. Términos que se usan en nuestra profesión o actividad. Por favor, ¡no los uses!

Lo más probable es que quien lea el plan o asista a la presentación no los conozca y, peor aún, le genere una sensación negativa escucharlos.

Es una forma sutil de arrogancia que no te agrega nada y confunde y limita la comunicación.

Por el contrario, si durante la ronda de preguntas posterior o durante alguna conversación informal con alguien del sector surgen ese tipo de vocablos, úsalos con confianza. En ese caso tienes permiso y son relevantes. Pero en cualquier otro caso, no.

7. Sé simple

Esta característica de una buena presentación tiene algunas similitudes con la anterior. Como aquélla, puede tener diversas interpretaciones. Yo me refiero a claridad para significar lo que los americanos llaman fool proof. Aunque literalmente significa a prueba de tontos, la idea es que sea entendido por cualquier persona.

No se trata de que algunos sean tontos y otros no, simplemente que no todos conocen el tema o tienen el tiempo o la disposición para adentrarse en complejas explicaciones. Mantenlo simple y ve al punto. Hazlo sencillo. Después de todo, los negocios, básicamente, son simples.

Todavía recuerdo cómo se presentó un gerente regional de Mc Donald’s en una cena a la que asistí. ¿A qué se dedica?, le preguntaron. Vendo hamburguesas, fue la respuesta. En su caso quizás había algo de ironía en la presentación, pero el concepto es el adecuado. Hablar simple para que nos entiendan todos.

Si necesitas dar una presentación y buscas más información y consejos, esto puede servirte.

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